Termipankki:Tietosuojakäytäntö
TIETOSUOJAILMOITUS – Tieteen termipankki
EU:n yleinen tietosuoja-asetus
13 ja 14 artiklat
Laatimispäivä: 10.11.2025
1. Rekisterinpitäjä eli tietojesi käsittelystä vastuussa oleva taho on Helsingin yliopisto
Yhteystiedot:
Helsingin yliopisto
PL 3
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 02941 911 (vaihde)
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt ovat Tieteen termipankin johtaja Tiina Onikki-Rantajääskö ja projektisuunnittelija Harri Kettunen, heidän yhteystietonsa ovat seuraavat: tieteentermipankki-info@helsinki.fi.
2. Helsingin yliopiston tietosuojavastaava
Helsingin yliopiston tietosuojavastaavaan saat yhteyden lähettämällä sähköpostia: tietosuoja@helsinki.fi.
3. Yhteistyöhankkeena tehtävän hankkeen osapuolet ja vastuunjako
Tieteen termipankin virtuaalipalvelimen ylläpidosta vastaa Fin-Clarin.
4. Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn tarkoitus?
Helsingin yliopisto tarvitsee henkilötietojesi käsittelyä seuraaviin tarkoituksiin:
Henkilötietojen käsittelyn lainmukainen peruste:
- yleistä etua koskeva tehtävä / rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö:
- tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi
- tutkimusaineistojen ja kulttuuriperintöaineistojen arkistointi
5. Millaisia henkilötietoja Helsingin yliopisto käsittelee?
Helsingin yliopisto käsittelee seuraavia henkilötietojasi:
Tieteen termipankki on avoimesti saatavilla oleva (Open access) verkkopalvelu. Tieteen termipankin tietoja voi katsoa ja selailla rekisteröitymättä käyttäjäksi.
Käyttäjien IP-osoitteita kerätään kuukauden ajaksi CSC:n virtuaalipalvelimen lokeihin mahdollisen väärinkäytön selvittämiseksi ja estämiseksi.
Käyttäjätietoja kerätään tilastointitarkoituksiin Matomo-ohjelman avulla. Se ei tallenna yksittäisten käyttäjien kokonaisia IP-osoitteita.
Rekisteröityneet käyttäjät
Tieteen termipankki toimii Semanttisen MediaWikin alustalla, jossa käyttäjien rekisteröityminen tapahtuu sähköpostin välityksellä. Rekisteröityneelle asiantuntijalle voidaan antaa oikeudet muuttaa sisältöjä omaa tieteenalaansa edustavalla aihealueella, yhdellä tai useammalla. Tieteen termipankki perustuu asiantuntijatietoon, ja kerättyjen henkilötietojen avulla asiantuntijoiden panosta saadaan läpinäkyväksi termipankin verkkopalvelussa. Verkkopalvelun sivuhistoriassa näkyvät käyttäjänimellä kaikki käyttäjien tekemät muutokset.
Suorana henkilötietona kerätään rekisteröityneen käyttäjän sähköpostiosoite. Käyttäjien edellytetään rekisteröityvän omalla nimellään, etunimi ja sukunimi. Epäsuoria henkilötietoja ei kerätä.
Sähköpostiosoite kerätään käyttäjätunnuksen hallinnointiin (unohtunut salasana jne.), ilmoituksiin sisällön muutoksista sekä käyttäjien väliseen kommunikaation, mikäli jälkimmäinen on sallittu käyttäjän asetuksissa.
Tiedot säilytetään Tieteen termipankin verkkopalvelussa, joka sijaitsee CSC:n virtuaalipalvelimella.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjä on rekisteröityneenä Tieteen termipankkiin.
6. Arkaluonteiset henkilötiedot
Arkaluonteisia henkilötietoja ei kerätä.
7. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä tietojen alkuperä on?
Käyttäjien IP-osoitteet kerätään käytön yhteydessä. Rekisteröityneiden käyttäjien etunimi ja sukunimi sekä sähköpostisoite kerätään rekisteröitymisen yhteydessä.
8. Tietojen siirto tai luovuttaminen Helsingin yliopiston ulkopuolelle
Käytämme henkilötietojen käsittelyyn seuraavia alihankkijoita: CSC – IT Center for Science Ltd.
9. Kuinka pitkään henkilötietoja säilytetään?
Käyttäjien IP-osoitteita kerätään kuukauden ajaksi CSC:n virtuaalipalvelimen lokeihin mahdollisen väärinkäytön selvittämiseksi ja estämiseksi.
Rekisteröityneiden käyttäjien henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjä on rekisteröityneenä Tieteen termipankin verkkopalveluun.
10. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
11. Käytetäänkö päätöksenteossa automaattista profilointia?
Päätöksenteossa ei käytetä automaattista profilointia.
12. Mitä oikeuksia sinulla on ja oikeuksista poikkeaminen
Yhteysosoite rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tämän ilmoituksen kohdassa 1 kohdassa mainittu yhteystieto.
Suostumuksen peruuttaminen
Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi ja mitä henkilötietojasi käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.
Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:
a) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
b) peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
c) vastustat käsittelyä (kuvaus vastustamisoikeudesta on alempana) eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
d) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
e) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos:
a) tietojen poistaminen estää tai vaikeuttaa suuresti käsittelyn tarkoituksen toteutumista tieteellisessä tutkimuksessa, tai
b) jos henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjään sovellettavaan unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan, käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, tai
c) käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen. Tämä tarkoittaa, että me säilytämme tietojasi mutta emme käsittele niitä muin tavoin.
Sinulla on tämä oikeus seuraavissa tapauksissa:
a) kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa yliopisto voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
b) käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista
c) yliopisto ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
d) olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä (ks. tarkemmin alla) odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
Vastustamisoikeus
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu yleiseen etuun tai oikeutettuun etuun. Tällöin yliopisto ei voi käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos se voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Yliopisto voi jatkaa henkilötietojesi käsittelyä myös silloin, kun sen on tarpeellista yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.
Valitusoikeus
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti: tietosuoja@om.fi