Termipankki:Tietosuojakäytäntö

På svenska nedan.
In English below.

TIETOSUOJAILMOITUS – Tieteen termipankki
EU:n yleinen tietosuoja-asetus
13 ja 14 artiklat
Laatimispäivä: 10.11.2025

1. Rekisterinpitäjä eli tietojesi käsittelystä vastuussa oleva taho on Helsingin yliopisto

Yhteystiedot:

Helsingin yliopisto
PL 3
00014 Helsingin yliopisto
Puhelin: 02941 911 (vaihde)

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt ovat Tieteen termipankin johtaja Tiina Onikki-Rantajääskö ja projektisuunnittelija Harri Kettunen, heidän yhteystietonsa ovat seuraavat: tieteentermipankki-info@helsinki.fi.

2. Helsingin yliopiston tietosuojavastaava

Helsingin yliopiston tietosuojavastaavaan saat yhteyden lähettämällä sähköpostia: tietosuoja@helsinki.fi.

3. Yhteistyöhankkeena tehtävän hankkeen osapuolet ja vastuunjako

Tieteen termipankin virtuaalipalvelimen ylläpidosta vastaa Fin-Clarin.

4. Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn tarkoitus?

Helsingin yliopisto tarvitsee henkilötietojesi käsittelyä seuraaviin tarkoituksiin:

Henkilötietojen käsittelyn lainmukainen peruste:

yleistä etua koskeva tehtävä / rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttö:

tieteellinen tai historiallinen tutkimus tai tilastointi
tutkimusaineistojen ja kulttuuriperintöaineistojen arkistointi

5. Millaisia henkilötietoja Helsingin yliopisto käsittelee?

Helsingin yliopisto käsittelee seuraavia henkilötietojasi:

Tieteen termipankki on avoimesti saatavilla oleva (Open access) verkkopalvelu. Tieteen termipankin tietoja voi katsoa ja selailla rekisteröitymättä käyttäjäksi.

Käyttäjien IP-osoitteita kerätään kuukauden ajaksi CSC:n virtuaalipalvelimen lokeihin mahdollisen väärinkäytön selvittämiseksi ja estämiseksi.

Käyttäjätietoja kerätään tilastointitarkoituksiin Matomo-ohjelman avulla. Se ei tallenna yksittäisten käyttäjien kokonaisia IP-osoitteita.

Rekisteröityneet käyttäjät

Tieteen termipankki toimii Semanttisen MediaWikin alustalla, jossa käyttäjien rekisteröityminen tapahtuu sähköpostin välityksellä. Rekisteröityneelle asiantuntijalle voidaan antaa oikeudet muuttaa sisältöjä omaa tieteenalaansa edustavalla aihealueella, yhdellä tai useammalla. Tieteen termipankki perustuu asiantuntijatietoon, ja kerättyjen henkilötietojen avulla asiantuntijoiden panosta saadaan läpinäkyväksi termipankin verkkopalvelussa. Verkkopalvelun sivuhistoriassa näkyvät käyttäjänimellä kaikki käyttäjien tekemät muutokset.

Suorana henkilötietona kerätään rekisteröityneen käyttäjän sähköpostiosoite. Käyttäjien edellytetään rekisteröityvän omalla nimellään, etunimi ja sukunimi. Epäsuoria henkilötietoja ei kerätä.

Sähköpostiosoite kerätään käyttäjätunnuksen hallinnointiin (unohtunut salasana jne.), ilmoituksiin sisällön muutoksista sekä käyttäjien väliseen kommunikaation, mikäli jälkimmäinen on sallittu käyttäjän asetuksissa.

Tiedot säilytetään Tieteen termipankin verkkopalvelussa, joka sijaitsee CSC:n virtuaalipalvelimella.

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjä on rekisteröityneenä Tieteen termipankkiin.

6. Arkaluonteiset henkilötiedot

Arkaluonteisia henkilötietoja ei kerätä.

7. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä tietojen alkuperä on?

Käyttäjien IP-osoitteet kerätään käytön yhteydessä. Rekisteröityneiden käyttäjien etunimi ja sukunimi sekä sähköpostisoite kerätään rekisteröitymisen yhteydessä.

8. Tietojen siirto tai luovuttaminen Helsingin yliopiston ulkopuolelle

Käytämme henkilötietojen käsittelyyn seuraavia alihankkijoita: CSC – IT Center for Science Ltd.

9. Kuinka pitkään henkilötietoja säilytetään?

Käyttäjien IP-osoitteita kerätään kuukauden ajaksi CSC:n virtuaalipalvelimen lokeihin mahdollisen väärinkäytön selvittämiseksi ja estämiseksi.

Rekisteröityneiden käyttäjien henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin käyttäjä on rekisteröityneenä Tieteen termipankin verkkopalveluun.

10. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

11. Käytetäänkö päätöksenteossa automaattista profilointia?

Päätöksenteossa ei käytetä automaattista profilointia.

12. Mitä oikeuksia sinulla on ja oikeuksista poikkeaminen

Yhteysosoite rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä asioissa on tämän ilmoituksen kohdassa 1 kohdassa mainittu yhteystieto.

Suostumuksen peruuttaminen
Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus saada pääsy tietoihin
Sinulla on oikeus saada tieto siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi ja mitä henkilötietojasi käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

Oikeus tietojen poistamiseen
Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista seuraavissa tapauksissa:

a) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
b) peruutat suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
c) vastustat käsittelyä (kuvaus vastustamisoikeudesta on alempana) eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä
d) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
e) henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeutta tietojen poistamiseen ei kuitenkaan ole, jos:
a) tietojen poistaminen estää tai vaikeuttaa suuresti käsittelyn tarkoituksen toteutumista tieteellisessä tutkimuksessa, tai
b) jos henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjään sovellettavaan unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan, käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, tai
c) käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Sinulla on oikeus henkilötietojesi käsittelyn rajoittamiseen. Tämä tarkoittaa, että me säilytämme tietojasi mutta emme käsittele niitä muin tavoin.

Sinulla on tämä oikeus seuraavissa tapauksissa:

a) kiistät henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa yliopisto voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
b) käsittely on lainvastaista ja vastustat henkilötietojen poistamista ja vaadit sen sijaan niiden käytön rajoittamista
c) yliopisto ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta sinä tarvitset niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
d) olet vastustanut henkilötietojen käsittelyä (ks. tarkemmin alla) odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittely perustuu yleiseen etuun tai oikeutettuun etuun. Tällöin yliopisto ei voi käsitellä henkilötietojasi, paitsi jos se voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Yliopisto voi jatkaa henkilötietojesi käsittelyä myös silloin, kun sen on tarpeellista yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Kirjaamo: 029 566 6768
Sähköposti: tietosuoja@om.fi

DATASKYDDSMEDDELANDE – Vetenskapstermbanken i Finland

EU:s allmänna dataskyddsförordning artiklarna 13 och 14 Datum för upprättande: 10.11.2025

1. Den personuppgiftsansvarige dvs. den som ansvarar för behandlingen av dina uppgifter är Helsingfors universitet

Kontaktuppgifter:

Helsingfors universitet PB 3 00014 Helsingfors universitet Telefon: 029 41 911 (växel)

Den personuppgiftsansvariges kontaktpersoner är Tiina Onikki-Rantajääskö, ledare av Vetenskapstermbanken i Finland och Harri Kettunen, projektplanerare för Vetenskapstermbanken i Finland. Deras kontaktuppgifter är följande: tieteentermipankki-info@helsinki.fi.

2. Helsingfors universitets dataskyddsombud

Du når Helsingfors universitets dataskyddsombud genom att skicka e-post till: tietosuoja@helsinki.fi.

3. Parter och ansvarsförd elning i ett samarbetsprojekt

Fin-Clarin ansvarar för driften av Vetenskapstermbanken i Finlands virtuella server.

4. Varför behandlas dina personuppgifter, dvs. vad är ändamålet med behandlingen?

Helsingfors universitet behöver behandla dina personuppgifter för följande ändamål: Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter:

En uppgift av allmänt intresse / som ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige:

vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål
arkivering av forskningsmaterial och kulturarvsmaterial

5. Hurdana personuppgifter behandlar Helsingfors universitet?

Helsingfors universitet behandlar följande personuppgifter om dig:

Vetenskapstermbanken i Finland är en fritt tillgänglig (open access) webbtjänst. Man kan se och bläddra i informationen i termbanken utan att registrera sig som användare.

Användarnas IP-adresser samlas in och lagras i en månads tid i logguppgifterna på CSC:s virtuella server i syfte att utreda och förhindra eventuellt missbruk av webbtjänsten.

Uppgifter om användarna samlas in för statistikförande ändamål med hjälp av programmet Matomo. Programmet lagrar inte enskilda användares fullständiga IP-adresser. Registrerade användare:

Vetenskapstermbanken i Finland finns på plattformen Semantic MediaWiki, där användarna registrerar sig via e-post. En registrerad expert kan tilldelas rättigheten att bearbeta innehållet i ett eller flera ämnesområden som hör till det egna vetenskapsområdet. Vetenskapstermbanken i Finland bygger på expertuppgifter och med hjälp av insamlade personuppgifter görs experternas insats transparent i termbankens webbtjänst. I webbtjänstens historik syns alla ändringar som gjorts med användarnamn.

Som direkta personuppgifter samlas den registrerade användarens e-postadress in. Användarna förutsätts registrera sig med sitt eget namn, förnamn och efternamn. Indirekta personuppgifter samlas inte in. E-postadressen samlas in för administrativ användning av användarnamnet (glömda lösenord osv.), för meddelanden om ändringar i innehållet samt för kommunikation mellan användarna, i de fall att användaren har tillåtit det i inställningarna. Uppgifterna lagras i Vetenskapstermbanken i Finlands webbtjänst som ligger på CSC:s virtuella server. Personuppgifterna bevaras så länge som användaren är registrerad i Vetenskapstermbanken i Finland.

6. Känsliga personuppgifter

Känsliga personuppgifter samlas inte in.

7. Varifrån kommer personuppgifterna, dvs. vilket ursprung har de?

Användarnas IP-adresser samlas in i samband med användningen av webbtjänsten. De registrerade användarnas förnamn och efternamn samt e-postadresser samlas in i samband med registreringen.

8. Överföring eller utlämning av uppgifter utanför Helsingfors universitet

För behandling av personuppgifter anlitar vi följande underleverantörer: CSC – IT Center for Science Ltd.

9. Hur länge lagras dina personuppgifter?

Användarnas IP-adresser samlas in och lagras i en månads tid i logguppgifterna på CSC:s virtuella server i syfte att utreda och förhindra eventuellt missbruk av webbtjänsten.

Registrerade användares personuppgifter bevaras så länge som användaren är registrerad i Vetenskapstermbanken i Finlands webbtjänst.

10. Överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Inga uppgifter överförs utanför EU eller EES.

11. Används automatisk profilering i samband med beslutsfattande?

Vid beslutsfattande används inte automatisk profilering.

12. Vilka rättigheter du har och undantag till rättigheterna

Kontaktpersonen i frågor om den registrerades rättigheter är den person som anges i punkt 1 i detta meddelande.

Återkallande av samtycke
Du har rätt att återkalla ditt samtycke om behandlingen av personuppgifter grundar sig på samtycke. Återkallandet av samtycket ska inte påverka lagligheten av behandling som grundar sig på samtycke, innan detta återkallas.

Rätt till tillgång
Du har rätt att få veta om dina personuppgifter behandlas och vilka personuppgifter om dig som behandlas. Om du vill kan du även begära en kopia av de personuppgifter som behandlas.

Rätt till rättelse
Du har rätt att få felaktiga personuppgifter som är under behandling och som rör dig rättade eller kompletterade.

Rätt till radering
Du har rätt att kräva att dina personuppgifter raderas i följande fall:
a) personuppgifterna är inte längre nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in eller på annat sätt behandlats
b) du återkallar det samtycke på vilket behandlingen grundar sig och det finns inte någon annan rättslig grund för behandlingen
c) du invänder mot behandlingen (rätten att göra invändningar beskrivs längre fram) och det saknas berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre
d) personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt; eller
e) personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse i unionsrätten eller i medlemsstaternas nationella rätt som den personuppgiftsansvarige omfattas av.

Rätt till radering gäller dock inte om:
a) radering av uppgifterna omöjliggör eller avsevärt försvårar uppnåendet av syftet med behandlingen vid vetenskaplig forskning, eller
b) behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse som kräver behandling enligt unionsrätten eller enligt en medlemsstats nationella rätt som den personuppgiftsansvarige omfattas av, eller
c) behandlingen sker för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige.

Rätt till begränsning av behandling
Du har rätt att kräva att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Det innebär att vi lagrar dina uppgifter men inte behandlar dem på något annat sätt.

Du har denna rätt i följande fall:

a) du bestrider personuppgifternas korrekthet under en tid som ger universitetet möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är korrekta
b) behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas och i stället kräver en begränsning av deras användning
c) universitetet behöver inte längre personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk
d) du har invänt mot behandling (se närmare nedan) i väntan på kontroll av huruvida den personuppgiftsansvariges berättigade skäl väger tyngre än den registrerades berättigade skäl.

Rätt att göra invändningar
Du har rätt att göra invändningar mot behandling av dina personuppgifter om behandlingen grundar sig på allmänt eller berättigat intresse. Då får universitetet inte behandla dina personuppgifter förutom om det kan visa att det finns ett tvingande och motiverat skäl som väger tyngre än den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter eller om behandlingen är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Universitetet kan dessutom fortsätta behandla dina personuppgifter när behandlingen är nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Rätt att inge klagomål
Du har rätt att inge klagomål till dataombudsmannens byrå om du anser att behandlingen av dina personuppgifter strider mot gällande dataskyddslagstiftning.

Kontaktuppgifter:

Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
Växel: 029 566 6700
Registratorskontoret: 029 566 6768
E-post: tietosuoja@om.fi

PRIVACY NOTICE – The Helsinki Term Bank for the Arts and Sciences

EU General Data Protection Regulation Art. 13 and 14 Date: 10 Nov 2025 1. The controller responsible for the processing of your personal data: University of Helsinki Contact information: University of Helsinki P.O. Box 3 00014 Helsingin yliopisto Finland The contact persons for the processing described in this notice are Tiina Onikki-Rantajääskö, in charge of the Helsinki Term Bank for the Arts and Sciences, and Harri Kettunen, project planner. Contact by email: tieteentermipankki-info@helsinki.fi.

2. Contact details for the Data Protection Officer

You can contact the Data Protection Officer of the University of Helsinki by email: tietosuoja@helsinki.fi.

3. The parties involved in the processing and their responsibilities

The party responsible for the administration of the virtual private server of the Helsinki Term Bank for the Arts and Sciences is Fin-Clarin.

4. Why do we process your personal data, and what is the lawful basis for processing?

The University of Helsinki needs your personal data for the following purposes:

The legal basis for processing:

the processing is necessary for the performance of tasks carried out in the public interest or in the exercise of official authority:

scientific or historical research purposes or statistical purposes
archiving research and cultural heritage data

5. What personal data does the University of Helsinki process?

The University of Helsinki processes the following personal data: The Helsinki Term Bank for the Arts and Sciences (hereinafter the ‘Term Bank’) is an open access online service. You can view and browse its contents without registering as a user.

Users’ IP addresses are processed and retained for a period of one month in the logs of the CSC virtual server for the purposes of identifying and preventing any misuse.

User data are collected for statistical purposes with the Matomo application. It does not save complete IP addresses of individual users.

Registered users

The Term Bank operates on the Semantic MediaWiki platform, and users register via email. Registered experts may be given rights to edit and modify contents of one or more fields within their discipline. The Term Bank is based on expert knowledge, and collected personal data serve to make experts’ contributions more transparent in the online service. The page history of the service shows every edit made by users in accordance with their usernames.

The email addresses of registered users are collected as direct identifiers. Users are required to register by their whole name, including first name and surname. No indirect identifiers are collected.

Email addresses are collected for the administration of user accounts (e.g. to reset forgotten passwords), notifications of changes in the contents and, if allowed in user settings, communication between users. The personal data are stored in the Term Bank online service, located on a CSC virtual private server.

The personal data are retained for as long as the user is registered in the Term Bank.

6. Sensitive data

No sensitive data are collected.

7. What are the sources for personal data?

Users’ IP addresses are collected when the service is used. The first names, surnames and email addresses of registered users are collected during registration.

8. Disclosure of personal data outside the University of Helsinki

We use the following subcontractor for the processing of personal data: CSC – IT Center for Science Ltd.

9. For how long do we process and retain your personal data?

Users’ IP addresses are retained for a period of one month in the logs of the CSC virtual server for the purposes of identifying and preventing any misuse. Personal data of registered users are retained for as long as they are registered in the Term Bank online service.

10. Transfers of personal data to countries outside the EU or European Economic Area

No data is transferred outside the EU or European Economic Area.

11. Are any decisions automated?

The processing does not include automatic decision making.

12. What rights do you have?

The contact details in matters concerning the rights of the participant is the contact point mentioned in section 1 of this notice. Right to withdraw your consent When the processing is based on your consent, you have the right to withdraw your consent any time. The withdrawal of your consent does not affect the lawfulness of processing based on consent before the withdrawal.

Right to access
You have the right to know whether we process your personal data and what data we process about you. You have also the right to request for the access to that data.

Right to rectification
You have the right to request for the rectification of inaccurate personal data concerning you. You also have the right to have incomplete personal data completed. Right to erasure (‘right to be forgotten’) You have the right to request for the erasure of your data from our systems. The data will be erased in the following cases:
a) The personal data are no longer necessary in relation to the purposes for which they were collected or otherwise processed.
b) You withdraw your consent on which the processing was based and there is no other legal ground for the processing.
c) You object for the processing (see below for the right to restriction) and there are no overriding legitimate grounds for the processing.
d) The personal data have been unlawfully processed.
e) The personal data have to be erased for compliance with a legal obligation in Union or Member State law to which the controller is subject.

The right to erasure does not apply if:
a) erasing the data would render impossible or seriously impair the achievement of the objectives of the processing in scientific research;
b) the processing is required for compliance with a legal obligation by Union or Member State law to which the controller is subject; or
c) the data are processed for the performance of a task carried out in the public interest or in the exercise of official authority vested in the controller.

Right to restriction of processing
You have the right to request for the restriction of processing. This means that we store the data but do not process it in any other way.

You have this right when:

a) The accuracy of the personal data is contested by you. Then the processing will be restricted until the accuracy of the data is verified.
b) The processing is unlawful and the data subject opposes the erasure of the personal data and requests the restriction of their use instead
c) We no longer need the data for the purposes of the processing, but you need the data for the establishment, exercise or defence of legal claims
d) You have objected to processing that is based on legitimate interest. Then the processing will be restricted for the time it is verified whether the legitimate ground for the controller override those of the data subject.

Right to object

You have the right to object for the processing of your personal data if processing is based on public or legitimate interest. Then we shall no longer process the data unless we demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which overrides the interests, rights and freedoms of the data subject or for the establishment, exercise or defence of legal claims. The university can also continue to process your personal data if it is necessary for the performance of a task carried out in the public interest.

Right to lodge a complaint with a supervisory authority

You have the right to lodge a complaint with the Data Protection Ombudsman’s Office if you think your personal data has been processed in violation of applicable data protection laws.

Contact details:

Office of the Data Protection Ombudsman
Visiting address: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postal address: P.O. Box 800, 00531 Helsinki
Switchboard: +358 (0)29 56 66700
Registry: +358 (0)29 566 6768
Email: tietosuoja@om.fi